Muita reunião - e pouco resultado

Uma pesquisa recente quantificou algo que há tempos se observa no ambiente empresarial: reuniões consomem a metade da jornada de trabalho de um típico executivo brasileiro – e muitas vezes não chegam a lugar nenhum.

O dado, revelado numa pesquisa feita pelo Instituto Tríade do Tempo com base em 2 000 entrevistas, mostra que o Brasil, nesse quesito, se assemelha aos Estados Unidos. Os funcionários brasileiros costumam descrever tais encontros como "martírios intermináveis". Para as empresas, por sua vez, o número de horas desperdiçadas em reuniões improdutivas causa outra espécie de prejuízo – este, financeiro. Estima-se que uma companhia de porte médio gaste algo como 1 milhão de reais por ano para manter seu quadro de executivos em encontros desnecessários. Com base nessa e em outras pesquisas, a pedido de VEJA, um grupo de especialistas reuniu os erros mais comuns cometidos em reuniões de trabalho, especialmente tediosas quando são dominadas por clichês corporativos (abaixo, os preferidos dos oradores). A seguir os comentários.

Erro: não cabe nem mais uma mosca na sala

O que dizem as pesquisas: 30% dos presentes não têm relação direta com o assunto discutido, muito menos poder para pôr as decisões em prática

O que funciona: limitar o grupo a dez pessoas. É o suficiente para que cada participante fale por cerca de dez minutos e ainda assim o encontro tenha uma duração razoável. Caravanas de funcionários resultam em discussões superficiais e tomam o dobro do tempo para chegar ao mesmo lugar

Erro: o chefe desanda a falar

O que dizem as pesquisas: 25% do tempo consumido numa reunião se deve a assuntos laterais, sem nenhum vínculo com aquele que levou ao encontro nem um interesse genuíno para a empresa

O que funciona: distribuir aos convocados uma espécie de roteiro, com temas e tempo previsto para a exposição de cada um. Parâmetros como esses são uma maneira de demarcar os limites para os mais prolixos – e diminuir o tédio dos ouvintes

Erro: sobra assunto, mas ninguém ouve

O que dizem as pesquisas: 70% dos oradores trazem à tona assuntos demais e reservam para o final justamente aquele que motivou a reunião. A essa altura, a concentração dos participantes já caiu à metade

O que funciona: não apresentar mais do que três temas por encontro – limite médio de atenção numa situação dessas – e fazer o básico: começar pelo mais importante. O intervalo do café também está associado a maior eficácia da reunião

Erro: uma reunião leva a outra – e o assunto nunca se resolve

O que dizem as pesquisas: executivos de grandes empresas brasileiras permanecem cinco horas por dia numa sala de reunião. O excesso se deve à falta de objetividade: sem conclusão, um encontro costuma levar a outro

O que funciona: deixar para fazer uma grande reunião apenas quando o tema envolve diferentes áreas da empresa. Fora isso, é mais eficaz para assuntos circunscritos a um setor resolver as questões entre o chefe e um ou dois subordinados – algo básico, porém pouco aplicado

Erro: apresentação "chata"

O que dizem as pesquisas: esse é o adjetivo mais usado por 60% dos executivos ao descrever os encontros aos quais costumam comparecer. Eles afirmam: "Reunião dá sono"

O que funciona: planejar reuniões de não mais de uma hora e meia e tentar alterar o formato de idade da pedra com medidas simples. Uma delas é encurtar as apresentações visuais, descritas com o mesmo enfado dedicado a um mau orador. A outra é designar alguém com quem se revezar na exposição: dois timbres de voz atraem mais atenção do que um só. E (talvez a mais eficaz de todas) jamais apagar a luz

Fonte: Revista Veja